الشفوي أم الكتابي؟

https://www.mobtada.com/opinions/1508705/%D8%A7%D9%84%D8%B4%D9%81%D9%88%D9%8A-%D8%A3%D9%85-%D8%A7%D9%84%D9%83%D8%AA%D8%A7%D8%A8%D9%8A 

تتواصل المنظمات بطرق متنوعة مع موظفيها وجمهورها الخارجي، قد يكتب أحد الموظفين شيئاً ما على صفحة المنظمة على وسائل التواصل فيؤدي الأمر إلى سوء فهم، وقد يوجه مدير بمجموعة من المهام فيتم تنفيذ بعضها وإهمال البعض الآخر، من بين الاتصالات التي تستخدمها الاتصالات الشفهية والاتصالات المكتوبة، فمتي يفضل استخدام كل منهم؟.

يعد التواصل الشفهي (المنطوق) مهم للغاية لأن الاستخدام الماهر للعناصر المعقدة المؤثرة على المشاعر مثل لغة الجسد والتواصل البصري يمكن أن يكسب شخصًا ما بطريقة نادرًا ما تكون ممكنة من خلال التواصل الكتابي.

وحتى في المحادثات عن بعد، حيث يمكن للمتواصل الماهر استخدام نبرة الصوت وتعبيرات الوجه لتحقيق تأثير رائع، وداخل المنظمة، يشمل الاتصال الشفهي جلسات فردية واجتماعات مجموعات صغيرة، ويساهم في توصيل المطلوب تنفيذه وتوضيح وجهات النظر لإزالة سوء الفهم.

ويُعد التواصل الكتابي عاملًا أساسيًا لإدارة المؤسسة بفعالية، فمعظم المراسلات الموجهة إلى العملاء وأصحاب المصلحة على حد سواء تكون بصيغة نصية، وهناك الكثير من الأعمال الورقية القانونية التي يجب إنجازها،

ووجود كُتّاب ماهرين داخل المنظمة يُمثل ميزةً كبيرة مع ذلك، ولكن من الضروري إدراك عيوب الاعتماد المُفرط على التواصل الكتابي.

تتطلب رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ومنشورات مواقع التواصل الاجتماعي وغيرها من القنوات الكتابية وعيًا دقيقًا بما يجب قوله وكيفية قوله، كما أن الوقت المخصص لكتابة الرسائل المكتوبة يُصعّب تبرير النتائج الضعيفة ربما يسهل تبرير الأخطاء الكلامية، لكن لا يُسهل تبرير الأخطاء الكتابية.

لذا من النهج السليم لأي مؤسسة أن تضع دليلاً للكتابة المختصة بالعلامة التجارية، وأن تُلزم أي موظف يعمل في هذا المجال باتباع إرشاداته بدقة.