الرسمي مقابل غير الرسمي

https://www.mobtada.com/opinions/1512798/%D8%A7%D9%84%D8%B1%D8%B3%D9%85%D9%8A-%D9%85%D9%82%D8%A7%D8%A8%D9%84-%D8%BA%D9%8A%D8%B1-%D8%A7%D9%84%D8%B1%D8%B3%D9%85%D9%8A 

هناك طرق مختلفة يمكن للمؤسسة من خلالها التواصل مع العالم الخارجي، فيمكنها إصدار مواد تسويقية، أو نشر إعلانات الوظائف، أو التواصل مع الجهات المعنية، أو إطلاع العملاء على مستجدات السوق، أو التعليق على اتجاهاته، ويتعلق الأمر باللغة والنبرة التي تستخدمها المؤسسة عند التواصل، يتطلب التواصل المؤسسي القدرة على تقييم مستوى الرسمية المطلوبة في موقف معين.

تستخدم المنظمة الاتصالات الرسمية، كلما ازداد الموضوع جدية، فتميل المراسلات الداخلية إلى الرسمية عندما تتعلق بمشاكل رئيسية تتطلب معالجة، أو عروض تقديمية لكبار المسؤولين التنفيذيين الذين لا يملكون الوقت الكافي، أو توثيق العمليات الأساسية.

ومع ذلك، فإن الاتصالات الخارجية تكون أكثر رسمية عندما تتعلق بالعملاء الحاليين أو المحتملين.

مفتاح التواصل الرسمي هو الاحترافية، ينبغي تجنب المصطلحات العامية، وتعبيرات اللامبالاة، ورفض تحمل المسؤولية. فهذه الأمور قد تُدمر المسيرة المهنية عند ظهورها في لحظات حاسمة في اللقاءات الرسمية، لهذا السبب، ينبغي أن يكون وضع خطة تواصل تنظيمية فعّالة واتباعها أولوية لأي عملية طموحة، فكلما كانت الخطة أفضل، قلّت احتمالية وقوع الأخطاء.

ولكن المبالغة في الرسمية قد تجعل التعاملات تبدو متكلفة وغير شخصية، بل وحتى آلية، وهذا أمرٌ مثير للقلق بشكل خاص عندما يتزايد احتمال توقع العملاء أكثر من مجرد خدمة جيدة من العلامات التجارية التي يدعمونها.

مع ملاحظة، أنه معظم عمليات التواصل في المؤسسات تتم عبر الاتصالات غير الرسمية. فمن خلال الرسائل الفورية، أو البريد الإلكتروني، أو حتى المحادثات المباشرة، يمكن للموظفين نشر المعلومات دون تفكير، يُعرف هذا أحيانًا باسم التواصل "العشوائي" لأن الدردشات غير الرسمية يمكن أن تنطوي بسهولة على الثرثرة والشائعات، لذلك من المهم أن يكون لديك إرشادات أو كتيبات للموظفين لإبقائها متوافقة.

 

لو أُحسن استخدامه، يُفضّل معظم الناس التواصل غير الرسمي، عادةً ما يُسعد الموظفون بمناقشة الأمور بشكل غير رسمي لأنه يُذكّرهم بحرية التصرف كما يرون، ويسعد المديرون الجيدون برؤية ذلك يحدث لأن الموظفين الذين يشعرون بالسيطرة يكونون أكثر سعادة.